Làm thêm tại cửa hàng tiện lợi là công việc được nhiều du học sinh lựa chọn khi sang Hàn du học vì công việc dễ kiếm thời gian linh hoạt, công việc không quá vất vả và không quá nặng nhọc. Tuy nhiên là lần đầu đi làm, hoặc khi muốn làm tốt hơn công việc của mình thì cũng nên tìm hiểu tổng quát về công việc này để mình dễ hình dung. Bài viết này giới thiệu về công việc cần làm của một nhân viên tại cửa hàng tiện lợi ở Hàn Quốc.
1. Thời gian làm việc
- Có một chút khác biệt giữa ngày cuối tuần và ngày trong tuần. Điều này chủ yếu do vào ngày thường, quản lý cửa hàng (+phó quản lý) có thời gian giám sát trực tiếp. Mỗi quản lý có cách làm khác nhau, nhưng thường thì ít nhất một trong hai khoảng thời gian từ 8h, 9h sáng hoặc 10h, 11h tối sẽ do quản lý đảm nhận. Một số trường hợp, vào cuối tuần, cũng có quản lý làm việc trong một ngày.
- Do đó, nhân viên làm việc vào ngày thường chủ yếu làm việc vào các khoảng thời gian từ sáng muộn đến chiều sớm, từ tối đến đêm, hoặc làm ca đêm (rạng sáng). Nhân viên làm vào cuối tuần thường chia 24 giờ thành 3 hoặc 4 ca và mỗi ca sẽ có một người đảm nhận.
Thời gian làm việc phổ biến tại các cửa hàng tiện lợi như sau:
- 9h sáng ~ 4h chiều → 4h chiều ~ 11h đêm → 11h đêm ~ 9h sáng (quản lý làm việc)
- Thỉnh thoảng có một số cửa hàng tăng lương hoặc thêm phụ cấp nếu nhân viên làm thêm 3~4 giờ. Tuy nhiên, xu hướng này giảm dần sau khi mức lương tối thiểu tăng vào năm 2018.
Một số cửa hàng có thể làm việc theo cách sau:
- 9h sáng ~ 7h chiều → 7h chiều ~ 9h đêm hoặc 11h đêm (quản lý thường làm việc trong khoảng thời gian này) → 9h đêm hoặc 11h đêm ~ 9h sáng (thời gian này thường có nhân viên nam hoặc chủ cửa hàng làm việc).
- Nếu quản lý bận rộn liên tục, nhà quá xa hoặc phải chăm sóc con cái, cửa hàng có thể điều chỉnh lịch làm việc như trên. Tuy nhiên, trừ khi lương rất cao (ít nhất 11.000 won/giờ), nếu không thì không nên làm theo cách này vì sẽ rất mệt mỏi. Làm thêm 3~4 giờ mỗi ngày, 5 lần mỗi tuần sẽ khiến nhân viên làm thêm 15 giờ mỗi tuần, gây căng thẳng lớn và kiệt sức. Một số nhân viên làm việc ở hai cửa hàng khác nhau, giống như làm hai công việc.
2. Công việc chính
Nội dung dưới đây có thể khác nhau tùy theo thương hiệu cửa hàng tiện lợi nhé ạ:
- Công việc chính bao gồm tiếp khách và bán hàng, dọn dẹp trong và ngoài cửa hàng, kiểm tra và trưng bày hàng hóa nhận được, quản lý trưng bày sản phẩm, kiểm tra hạn sử dụng của sữa và thực phẩm, kiểm tra hàng tồn kho thuốc lá và tiền mặt. Với nhân viên làm lâu dài, công việc có thể bao gồm đặt hàng, kiểm tra tồn kho, kiểm tra tiền mặt cuối ngày, quản lý máy POS, lắp đặt và đóng gói hàng hóa khuyến mãi.
- Vào ban ngày và buổi tối, công việc chủ yếu là tiếp khách và trưng bày hàng hóa mới nhận. Nhân viên làm ca đêm thường phải đảm nhận hầu hết các công việc khác. Nếu chỉ làm ca đêm, việc dọn dẹp và các công việc nhỏ khác sẽ ít được thực hiện hơn, tuy nhiên vào ban ngày và buổi tối, cửa hàng thường đông khách nên cũng không dễ dàng.
- Đánh giá công việc sẽ được thực hiện thông qua giám sát của quản lý và CCTV. Ngoài ra, công ty mẹ còn tiến hành giám sát không báo trước hàng tháng và chấm điểm nhân viên theo từng ca. Nếu điểm thấp, quản lý sẽ chịu thiệt hại.
Các tiêu chí đánh giá chung từ công ty mẹ bao gồm:
- Chào hỏi khách hàng.
- Kiểm tra thẻ thành viên của khách hàng.
- Không ăn uống hoặc sử dụng điện thoại di động khi làm việc.
- Giữ đồng phục sạch sẽ và đeo bảng tên.
- Không để vật dụng cá nhân tại quầy thu ngân.
- Giữ vệ sinh cửa hàng.
- Trưng bày sản phẩm theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
- Các tiêu chí này không quá nghiêm ngặt trừ khi cửa hàng do công ty mẹ trực tiếp quản lý hoặc quản lý cửa hàng rất khó tính. Tuy nhiên, nếu nhân viên làm việc quá lười biếng hoặc không hiệu quả, họ có thể bị nhắc nhở nhiều lần hoặc bị sa thải.
3. Công việc tính toán
3.1. Bán hàng
- Khi tính tiền, tuyệt đối không được sử dụng điện thoại hoặc ăn uống. Theo nguyên tắc, nhân viên cần chào hỏi khách, thông báo số tiền nhận và trả lại tiền thừa, kiểm tra thẻ thành viên hoặc thẻ giảm giá. Tuy nhiên, trong thực tế, chỉ cần chào hỏi đúng mực là đủ.
- Phương thức thanh toán rất đa dạng, bao gồm thẻ tín dụng, tiền mặt, phiếu mua hàng, điểm tích lũy, quà tặng điện tử, thẻ giao thông, v.v.
- Do đặc thù của cửa hàng tiện lợi, hầu hết các phương thức thanh toán đều được chấp nhận, nhưng một số hệ thống thanh toán mới có thể không quen thuộc với nhân viên mới. Trong trường hợp này, hãy xin lỗi khách hàng và liên hệ với quản lý hoặc FC để được hỗ trợ.
3.2. Trả hàng và hoàn tiền
Công việc tính toán không chỉ bao gồm việc bán hàng mà còn cả việc trả hàng và hoàn tiền. Nhân viên mới thường mắc phải 3 sai lầm chính:
- Thứ nhất, không kiểm tra xem khách hàng đã thanh toán bằng phương thức nào và sản phẩm có phải được mua tại cửa hàng của mình hay không.
- Thứ hai, nếu xử lý trả hàng cho sản phẩm không được mua tại cửa hàng của mình, quản lý sẽ bị thiệt hại do mất đi lợi nhuận từ sản phẩm đó.
- Thứ ba, nếu trả tiền mặt cho các phương thức thanh toán không bằng tiền mặt, sẽ gây ra chênh lệch tiền và làm tăng chi phí cho cửa hàng.
- Để tránh những vấn đề này, tốt nhất nên sử dụng chức năng tìm hóa đơn trên máy POS thay vì sử dụng nút trả hàng trực tiếp.
- Khi hoàn tiền, nhất định phải có hóa đơn. Điều này không chỉ áp dụng cho cửa hàng tiện lợi mà còn cho tất cả các ngành bán lẻ khác. Hóa đơn chứng minh mối quan hệ giữa người mua và người bán.
- Khi phải hủy nhiều sản phẩm đã tính tiền, sử dụng chức năng hủy giao dịch trên máy POS. Điều này sẽ in ra hóa đơn hủy và lưu lại trong hệ thống.
3.3. Quản lý két tiền
- Nên xếp tiền giấy theo từng bó 10 tờ và nếu có thể, xếp tiền xu theo từng bó 10 đồng. Điều này giúp việc kiểm tra số dư dễ dàng hơn và xử lý tình huống khẩn cấp cũng nhanh chóng hơn.
- Tiền trong két thường do quản lý trực tiếp hoặc nhân viên ca đặc biệt đảm nhận. Việc kiểm tra số dư tiền liên quan trực tiếp đến doanh thu, vì vậy quản lý sẽ tự kiểm soát.
- Khi thiếu tiền lẻ, có thể từ chối giao dịch hoặc trộn lẫn tiền lẻ khi trả lại tiền thừa. Điều này cần được quản lý cẩn thận tùy theo tình huống.
4. Công việc dọn dẹp
- Việc dọn dẹp tổng thể cửa hàng thường do nhân viên ca đêm đảm nhận. Các công việc bao gồm lau chùi kệ trưng bày, máy pha cà phê, máy ATM, quầy thu ngân, nhà vệ sinh, quét và lau sàn cửa hàng, thu gom rác xung quanh cửa hàng, lau kính cửa, phân loại rác, dọn dẹp nồi nấu mì, nồi hấp bánh bao, v.v. Các công việc có thể thay đổi tùy theo cửa hàng.
- Dọn dẹp nên được thực hiện khoảng 1 giờ hoặc 30 phút trước khi hết ca, vì cửa hàng thường bẩn nhanh do khách hàng ra vào liên tục.
5. Kiểm tra và trưng bày hàng hóa
- Thời gian giao hàng khác nhau tùy theo cửa hàng tiện lợi, nhưng thường thì các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như cơm nắm, sandwich, hamburger sẽ được giao 2 lần mỗi ngày. Các sản phẩm như mì gói, bánh kẹo, đồ gia dụng thường được giao cách ngày.
- Kiểm tra số lượng hàng hóa nhận được so với bảng kiểm kê và báo cáo cho quản lý nếu có sự chênh lệch. Nếu nhận được nhiều hơn hoặc ít hơn số lượng trên bảng kiểm kê, cần báo cáo và đăng ký vào hệ thống.
6. Quản lý trưng bày hàng hóa
- Quản lý trưng bày hàng hóa là công việc quan trọng nhất và chủ yếu của mọi ca làm việc, nhưng tỉ trọng cao hơn vào ca đêm. Điều này là do vào ban ngày và buổi tối, số lượng hàng hóa nhận được có hạn và việc quản lý kho hàng khó khăn hơn. Vì vậy, hầu hết các cửa hàng đều giao việc trưng bày hàng hóa cho nhân viên ca đêm.
- Nhiệt độ trong kho lạnh và tủ đông cần được duy trì ổn định. Nếu không, hãy liên hệ với bộ phận quản lý cơ sở của công ty mẹ để sửa chữa kịp thời.
- Trưng bày sản phẩm phải tuân theo nguyên tắc nhập trước xuất trước để tránh lãng phí hàng hóa.
7. Kiểm tra hạn sử dụng
- Kiểm tra hạn sử dụng hàng ngày cho các sản phẩm có hạn sử dụng ngắn như thực phẩm tươi, sữa, nước ép, hoa quả, bánh mì. Ngoài ra, kiểm tra tình trạng sản phẩm để phát hiện sản phẩm hỏng, bao bì bị hỏng, có mùi lạ.
- Sản phẩm hết hạn phải được xử lý đúng cách, phân loại thành hàng trả lại và hàng hủy. Hàng hủy có thể được nhân viên lấy hoặc ăn, nhưng cần đăng ký vào hệ thống trước.
- Một số cửa hàng hợp tác với các ứng dụng như Last Order để bán các sản phẩm sắp hết hạn với giá rẻ.
8. Kiểm tra số dư
- Kiểm tra số dư là công việc quan trọng trước khi kết thúc ca làm việc, để đảm bảo số tiền trong máy POS và số dư thực tế khớp nhau. Nếu có chênh lệch, nhân viên thường phải bù tiền vào.
- Nếu có sai lệch nhỏ, quản lý có thể bỏ qua, nhưng nếu xảy ra thường xuyên, nhân viên có thể bị sa thải.
- Sai lệch có thể do lỗi nhập liệu, trả hàng hoặc hủy giao dịch không đúng cách. Nếu phát hiện sai lệch, hãy báo cáo cho quản lý ngay lập tức.
